E-Mail-Organisation

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Professionelle E-Mail-Organisation

Die richtige Ablage-Organisation für Ihre E-Mails

Egal, mit welchem Mailprogramm man arbeitet: Überall gibt es unterschiedliche Ablagefächer für eingegangene und gesendete Nachrichten. Hinzu kommt die Möglichkeit, weitere Ordner selbst anzulegen. Was macht man also mit eingegangenen Mails? Belässt man sie bis zur Beantwortung im Eingang? Und was passiert danach mit der Post? Druckt man sie aus und löscht dann? Legt man sie irgendwo ab?

Gleiches gilt für gesendete Mails. Wie legt man Nachrichten ab, um sie später wieder zu finden? Und welche Nachrichten legt man überhaupt ab? Kann man manche Mails vielleicht gleich löschen?

Bevor man auf diese Fragen Antworten geben kann, sollte man sich den realen Arbeitsplatz des Nutzers intensiv ansehen. Sicherlich stehen im Regal unterschiedliche Ordner für Geschäftsvorgänge, für Rechnungen oder Schriftverkehr – sind vielleicht nach Kunden oder Zeitintervallen sortiert.

Diese Ablagestruktur für Papiere hat sich oft über Jahre so entwickelt – der Anwender ist damit vertraut und muss nicht lange überlegen, was er wo abheftet und was im Papierkorb landet. Trotzdem haben viele E-Mail-Nutzer Schwierigkeiten, eine Struktur zur Ablage ihres elektronischen Schriftverkehrs zu finden.


Die Folgen sind offensichtlich:

Posteingang
Im Posteingang vieler E-Mailprogramme befinden sich nicht nur die
neu eingetroffenen Mails. Hier findet man häufig auch den Schriftverkehr
zu erledigten Vorgängen oder Nachrichten, bei denen auf Antwort gewartet wird.

Suchzeiten
E-Mails haben keinen festen Ablageort sondern müssen gesucht
werden.

Gegenseitiger Zugriff
Innerhalb von Arbeitsgruppen oder Abteilungen gibt es keine Organisationsstruktur, die z.B. im Rahmen von Projekten den
gegenseitigen Zugriff auf E-Mails ermöglicht.

Die letzten beiden Punkte gelten nicht nur für Mails, sondern auch
für alle anderen Informationen in elektronischer Form.

Doch die zunehmende Informationsflut erzwingt professionelle Organisations- und Ablagestrukturen.

Alles über die besten Ablage- und Organisationsstrategien erfahren
Sie auf unseren Trainings und Seminaren.

Weitere Informationen finden Sie unter: www.moreee.de

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